Pertamina merupakan perusahaan milik negara yang bergerak di
bidang energi meliputi minyak, gas serta energi baru dan terbarukan. Pertamina
menjalankan kegiatan bisnisnya berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola
korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing yang tinggi di dalam era
globalisasi.
Upaya perbaikan dan inovasi sesuai tuntutan kondisi global
merupakan salah satu komitmen Pertamina dalam setiap kiprahnya menjalankan
peran strategis dalam perekonomian nasional. Semangat terbarukan yang
dicanangkan saat ini merupakan salah satu bukti komitmen Pertamina dalam
menciptakan alternatif baru dalam penyediaan sumber energi yang lebih efisien
dan berkelanjutan serta berwawasan lingkungan. Dengan inisatif dalam
memanfaatkan sumber daya dan potensi yang dimiliki untuk mendapatkan sumber
energi baru dan terbarukan di samping bisnis utama yang saat ini dijalankannya,
Pertamina bergerak maju dengan mantap untuk mewujudkan visi perusahaan, Menjadi
Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia.
Mendukung visi tersebut,
Pertamina menetapkan strategi jangka panjang perusahaan, yaitu “Aggressive
in Upstream, Profitable in Downstream”, dimana Perusahaan berupaya
untuk melakukan ekspansi bisnis hulu dan menjadikan bisnis sektor hilir migas
menjadi lebih efisien dan menguntungkan.
Pertamina menggunakan landasan
yang kokoh dalam melaksanakan kiprahnya untuk mewujudkan visi dan misi
perusahaan dengan menerapkan Tata Kelola Perusahaan yang sesuai dengan standar
global best practice, serta dengan mengusung tata nilai korporat yang telah
dimiliki dan dipahami oleh seluruh unsur perusahaan, yaitu Clean,
Competitive, Confident, Customer-focused, Commercial dan Capable.
Seiring dengan itu Pertamina juga senantiasa menjalankan program sosial dan
lingkungannya secara terprogram dan terstruktur, sebagai perwujudan dari
kepedulian serta tanggung jawab perusahaan terhadap seluruh stakeholder-nya.
Sejak didirikan pada 10
Desember 1957, Pertamina menyelenggarakan usaha minyak dan gas bumi di sektor
hulu hingga hilir. Bisnis sektor hulu Pertamina yang dilaksanakan di beberapa
wilayah di Indonesia dan luar negeri meliputi kegiatan di bidang-bidang
eksplorasi, produksi, serta transmisi minyak dan gas. Untuk mendukung kegiatan
eksplorasi dan produksi tersebut, Pertamina juga menekuni bisnis jasa teknologi
dan pengeboran, serta aktivitas lainnya yang terdiri atas pengembangan energi
panas bumi dan Coal Bed Methane (CBM). Dalam
pengusahaan migas baik di dalam dan luar negeri, Pertamina beroperasi baik
secara independen maupun melalui beberapa pola kerja sama dengan mitra kerja yaitu
Kerja Sama Operasi (KSO), Joint Operation Body (JOB), Technical
Assistance Contract(TAC), Indonesia Participating/Pertamina Participating
Interest(IP/PPI), dan Badan Operasi Bersama (BOB).
Aktivitas eksplorasi dan
produksi panas bumi oleh Pertamina sepenuhnya dilakukan di dalam negeri dan
ditujukan untuk mendukung program pemerintah menyediakan 10.000 Mega Watt (MW)
listrik tahap kedua. Di samping itu Pertamina mengembangkan CBM atau juga
dikenal dengan gas metana batubara (GMB) dalam rangka mendukung program
diversifikasi sumber energi serta peningkatan pasokan gas nasional pemerintah.
Potensi cadangan gas metana Indonesia yang besar dikelola secara serius yang
dimana saat ini Pertamina telah memiliki 6 Production Sharing Contract (PSC)-CBM.
Sektor hilir Pertamina meliputi kegiatan pengolahan minyak
mentah, pemasaran dan niaga produk hasil minyak, gas dan petrokimia, dan bisnis
perkapalan terkait untuk pendistribusian produk Perusahaan. Kegiatan pengolahan
terdiri dari: RU II (Dumai), RU III (Plaju), RU IV (Cilacap), RU V
(Balikpapan), RU VI (Balongan) dan RU VII (Sorong).
Selanjutnya, Pertamina
juga mengoperasikan Unit Kilang LNG Arun (Aceh) dan Unit Kilang LNG Bontang
(Kalimantan Timur). Sedangkan produk yang dihasilkan meliputi bahan bakar
minyak (BBM) seperti premium, minyak tanah, minyak solar, minyak diesel, minyak
bakar dan Non BBM seperti pelumas, aspal, Liquefied Petroleum Gas (LPG),
Musicool, serta Liquefied Natural Gas (LNG),
Paraxylene, Propylene, Polytam, PTA dan produk lainnya.
PT. Pertamina menggunakan
berbagai sistem informasi untuk menunjang operasi bisnis. Salah satu sistem
informasi yang digunakan adalah dalam procurement sysytem. Procurement
system adalah proses pemilihan sumber, pemesanan, dan
perolehan barang dan jasa. Barang dan jasa ini biasanya diperoleh dari sumber
luar.
Dalam menjalankan procurement
system ini, PT. Pertamina menggunakan bantuan program MySAP
dan eProc dalam memilih vendor terbaik. Tahap-tahap dalam procurement
system ini adalah sebagai berikut:
1. Penentuan kebutuhan
2. Penentuan sumber pemenuhan
kebutuhan
3. Pemilihan vendor
4. Pemrosesan Purchasing Order (PO)
5. Pemantauan Purchasing Order (PO)
6. Penerimaan produk
7. Verifikasi invoice
8. Proses pembayaran
Sumberdaya manusia yang
digunakan oleh PT. Pertamina untuk memakai dan menjalankan sistem informasi
terdiri dari user dan spesialis. Users (unit procurement)
adalah semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut. Sedangkan
spesialis (teknisi dan supervisor) adalah orang-orang yang mempunyai keahlian
dalam menggunakan sistem tersebut. Dalam setiap aktivitas sistem informasi,
sumberdaya spesialis dan users terlibat.
Perangkat keras yang
digunakan dalam procurement systemadalah sebagai
berikut:
1. PC Work Stasion
2. Server
3. LAN
4. Printer
Perangkat lunak yang
digunakan dalam procurement systemadalah sebagai
berikut:
1. MySAP
2. Web P2P
3. eProc
Sumber data dalam procurement
system PT. Pertamina adalah sebagai berikut:
1. Purchase Requisition (PR)
Purchase requisition adalah pembelian
berbagai kebutuhan, baik dari PT. Pertamina maupun pelanggan.
1. Vendor quotation
Vendor quotation adalah suatu
tawaran dari vendor mengenai penyediaan material dan jasa seperti yang diminta
dalam RFQ, juga berisikan persyaratan-persyaratan tertentu (termasuk harga).
1. Request for Quotation (RFQ)
RFQ adalah dokumen yang
dibuat untuk tujuan meminta penawaran harga dari vendor untuk spesifik
material/service.
1. Purchase Order (PO)
Produk informasi yang
dihasilkan dari procurement systemadalah
data vendor quotation dalam SAP, maintain RFQ di dalam
sistem MySAP untuk vendor pemenang, vendor terpilih untuk proses procurement,
surat penolakan pada vendor yang tidak sesuai, referensi vendor di masa datang,
dan pencetakan purchase order.
Mesin yang digunakan
dalam proses input adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program
yang digunakan adalah MySAP dan Web P2P. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam
proses input terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement).
Sumber data yang digunakan berasal dari purchase requisition dan vendor
quotation. Produk informasi yang dihasilkan dari proses input
adalah data vendor quotation berbagai
vendor yang sudah masuk ke dalam SAP.
Mesin yang digunakan
dalam tahap proses adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program
yang digunakan adalah MySAP dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam
tahap proses terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement).
Sumber data yang digunakan berasal dari vendor quotation dan request
for quotation (RFQ). Produk informasi yang dihasilkan dari
tahap ini adalah maintain RFQ di dalam sistem MySAP untuk vendor pemenang.
Mesin yang digunakan
dalam tahap output adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program
yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia yang
terlibat dalam proses output terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor)
dan user (unit procurement).
Sumber data yang digunakan berasal dari vendor quotation dan request
for quotation (RFQ). Produk informasi yang dihasilkan dari
proses output adalah terpilihnya vendor yang memiliki penawaran terbaik dan
surat penolakan pada vendor yang tidak sesuai.
Mesin yang digunakan
dalam tahap penyimpanan adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan
program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia
yang terlibat dalam proses penyimpanan terdiri atas spesialis (teknisi dan
supervisor) dan user (unit procurement).
Sumber data yang digunakan berasal dari vendor quotation. Produk informasi
yang dihasilkan dari proses penyimpanan adalah referensi vendor di masa
datang.
Mesin yang digunakan
dalam tahap pengendalian adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan
program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia
yang terlibat dalam proses pengendalian terdiri atas spesialis (teknisi dan
supervisor) dan user (unit procurement).
Sumber data yang digunakan berasal dari purchase order. Produk informasi
yang dihasilkan dari proses pengendalian adalah release PO,
pencetakan PO, dan pemberian PO kepada vendor.
Matriks komponen sistem
informasi procurement system PT.
Pertamina dapat dilihat pada Lampiran 1.
1. Transaction processing system
TPS adalah sistem
informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data
transaksi bisnis rutin. TPS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa
pencatatan transaksi penjualan kepada konsumen dan pembelian material (procurement
system) serta pencatatan inventory. Berikut disajikan bagan
procurement system di PT. Pertamina.
Gambar 1. Procurement System di PT.
Pertamina
Procurement system ini dimulai dengan
pemenuhan kebutuhan yang didasarkan pada permintaan dari pelanggan dan
permintaan dari Pertamina sendiri. Setelah kebutuhan ditentukan, maka
selanjutnya ditentukan sumber pemenuhan kebutuhan. Lalu, untuk mengidentifikasi
vendor, maka dapat menggunakan sistem dan data dari pembelian sebelumnya.
Setelah vendornya dipilih, maka dibuat Purchase Order. Purchase Order (PO)
mengidentifikasikan vendor, dan mengkonfirmasikan produk dan jasa yang dipesan,
jumlah yang dibutuhkan, dan harga yang disetujui. Setelah PurchaseOrder dibuat
dan dikirim ke vendor, suplier mengantarkan produk tersebut ke Pertamina. Oleh
karena itu, langkah berikutnya dalam proses procurement adalah
memasukkan Goods Receipt. Goods Receipt dilakukan
saat produk diterima dalam gudang Pertamina.Penerimaan produk dapat diposting
ke dalam SAP menggunakan InventoryManagement. Untuk
pembayaran pembelian material tersebut, sistem akan mencatatkan
transaksi General Ledger.
1. Process Control System
PCS merupakan sistem yang
membantu organisasi dalam hal evaluasi dan kontrol. Pada PT. Pertamina terutama
dalam Procurement Process sistem ini digunakan untuk
pemantauan order pembelian material. Purchase Order dapat diubah
bahkan dibatalkan dalam tahap monitoring ini.
Selain itu, PCS juga digunakan
untuk verifikasi invoice yang diterima
pada procurement melalui komponen logistics
invoice verification. Verifikasi berguna untuk memeriksa
keakuratan invoice tersebut. Sistem
melakukan tiga cara pencocokan akuntansi pada invoice,
yaitu Purchase Order, Goods Receipt dan Invoice.
1. Enterprise Collaboration System
ECS adalah sistem
informasi yang membantu organisasi dalam hal komunikasi. PT. Pertamina
menggunakan sistem ini untuk bisa terhubung antar pihak internal perusahaan dan
terhubung dengan pihak luar seperti dengan pemasok (vendor) dan pembeli
termasuk dalam hal negosiasi.
1. Management information system
MIS adalah suatu aplikasi
Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak
manajemen. MIS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa pelaporan
informasi penting seperti neraca dan laporan laba rugi perusahaan. Dalam hal
transaksi pembelian material, maka ada pelaporan mengenai kecocokan
antara purchase order, goods receipt dan invoice.
1. Decision support system
DSS menekankan pada
fungsi pendukung pembuat keputusan. DCS digunakan oleh PT. Pertamina pada Procurement
Process dalam hal menyeleksi vendor untuk pembelian
material dan menentukan jumlah barang yang dipesan.
Gambar 2. Decision Support System untuk
Pemilihan Vendor
1. Executive information system
PT. Pertamina menggunakan
sistem informasi ini untuk membantu top management mengakses
ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci kinerja organisasi dan
mengambil keputusan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
1. SDM, isu-isu fundamental pada
sumber daya manusia:
A. Terbatasnya sumber daya yang
terampil dan kompeten sehingga sulit memberikan solusi bagi unit dan pusat.
B. Tidak semua user memahami SAP dengan
baik.
C. User belum menggunakan sistem dengan tertib.
D. User terlibat dalam proses data sehingga kurang
fokus pada bisnis inti.
E. Pelatihan belum dilakukan dengan optimal.
2. Proses dan Change Management, isu-isu
fundamental pada proses dan change managementantara lain:
A. Tidak adanya standardisasi proses
B. Perubahan yang dilakukan satu unit mengakibatkan masalah lebih
rumit
C. Tidak adanya kepatuhan terhadap proses
D. SOP diinterpretasikan berbeda-beda tanpa kendali
1. Sistem, isu-isu fundamental pada sistem antara lain:
A. Lemahnya kontrol atas proses transaksi sampai tutup buku
B. Komitmen yang lemah karena kontrol tersebar
C. Tidak maksimalnya pemanfaatan fungsi-fungsi dan user ID SAP
D. Sulitnya kontrol terhadap user yang
tidak tertib
Selain itu,
desentralisasi juga telah menimbulkan deviasi proses yang signifikan dan tidak
adanya standarisasi proses. Ketidakmampuan menerapkan standar menimbulkan
adanya fleknilitas yang tinggi bagi user untuk melakukan deviasi
dari berbagai SOP yang ada. Pada berbagai proses procurement,
terdapat isu-isu fundamental yang terjadi, yakni meliputi:
1. Proses purchase requisition (PR)
memiliki isu PR tidak selalu dibuat sebagaimana ditetapkan dalam SOP.
2. Proses RFQ/quotation memiliki isu antara
lain penunjukkan langsung dan tidak menggunakan servicemaster.
3. Proses penerbitan purchase order (PO)
memiliki isu pembuatan PO tanpa PR.
4. Proses goods receipt memiliki isu
tidak tepat waktu.
5. Proses invoice verification memiliki
isu banyak ditemukan kesalahan pada invoice.
6. Proses accounts payable memiliki
isu direct FI postinguntuk item-item kecil
dan sundry (tanpa PR/PO)
